Normes bàsiques i normes d'etiqueta empresarial per a un treballador d'oficina i funcionari

2024 Autora: Henry Conors | [email protected]. Última modificació: 2024-02-12 04:50

Quan comencis a treballar, aviat t'adonaràs que la capacitat de seguir les regles bàsiques de l'etiqueta empresarial contribueix a l'èxit professional en qualsevol àmbit i es valora tant com les qualitats empresarials. T'ajudarà a encaixar fàcilment en qualsevol equip i a guanyar credibilitat ràpidament amb els companys i la direcció, sobretot si aconsegueixes distingir ràpidament entre l'etiqueta empresarial i laica i aprens a triar la línia de comportament correcta.

Etiqueta empresarial bàsica

Les bones maneres a una oficina o oficina governamental són una mica diferents del que es considera decent (habitual) a fora.

• Si el líder és un home, les dones no haurien d'esperar que s'aixequi quan entren a l'oficina. Tot i que entre els caps hi ha homes ben educats que porten aquest hàbit a nivell de reflex i que sempre s'aixequen quan entra una dama a l'habitació, aquesta és una excepció. I que sigui agradable, però tot i així un to secular a la feina és inadequat. A l'oficina,en una agència governamental, el cap masculí entra primer per la porta i, quan estàs de viatge de negocis, primer puja al cotxe.
• Les paraules "gràcies" i "si us plau" en un entorn laboral són encara més desitjables que a la "vida social". Agraïu als vostres companys qualsevol servei, fins i tot el més insignificant, i no us oblideu de la "paraula màgica" quan feu una sol·licitud o simplement transmeteu una ordre dels vostres superiors a un dels empleats.
• Sempre somriu quan saludeu els companys i torneu-los amb un somriure.
• Parla amb la gent en un to tranquil i amable i mostra-los signes d'atenció, independentment del seu sexe.
• Si l'home que va davant teu cap a la porta té molts documents, avança-lo per obrir la porta i deixa'l passar. L'ajuda a l'oficina ha de ser sempre a qui sigui més convenient i convenient, però en les relacions oficials hi ha una jerarquia clara que cal sentir i mantenir. Això no vol dir que hagis de ser tímid davant dels teus superiors o mostrar més atenció a cada paraula, no, però has de donar-li el degut respecte.

Les normes d'etiqueta empresarial acceptades poden diferir significativament no només en diferents indústries, sinó també en empreses individuals. Tanmateix, hi ha normes que han de seguir tant els treballadors d'oficina com els empleats del govern. Entre ells hi ha el respecte de la puntualitat, el compliment de la imatge de l'empresa en la confecció, la capacitat de guardar secrets i la capacitat de deixar els problemes personals fora de la feina. Parlem de cadascuna d'aquestes regles amb més detall.

La necessitat de fer-ho tot a temps

Les regles de l'etiqueta empresarial a una oficina, una agència governamental requereixen que sempre vingueu a la feina a temps i completeu totes les tasques a temps. Els retards, els retards en els treballs que s'han de lliurar exactament a l'hora promesa són inacceptables.

No et perdis mai una reunió de negocis, vine a ells aviat per no posar en perill la reputació de l'empresa, no només la teva. Si heu d'arribar tard, aviseu-ho amb antelació, les autoritats haurien de ser conscients d'on sou. Recordeu que el compliment de l'exactitud, la puntualitat en tots els assumptes són normes indispensables d'etiqueta empresarial per a un funcionari i un treballador d'oficina, així com una manifestació de respecte als altres, natural per a qualsevol persona formada.

Com vestir-se correctament a l'oficina o al servei governamental

S'ha de seguir el codi de vestimenta comercial habitual.

• L'aspecte d'un empleat ha de ser coherent amb la imatge de l'empresa, creant una impressió agradable, i quan treballeu en una agència governamental, això és encara més important.
• Les dones han de portar faldilles i vestits que no superin els genolls, es permeten els pantalons a mida. És inacceptable portar roba de colors brillants i cridaners amb lluentons, pedreria i roba ajustada per treballar a l'oficina.
• Els homes haurien de seguir la roba de treball, portar vestits, pantalons, camises amb corbata o sense. Els texans i els jerseis són millor exclosos de l'armari de treball.
• Pots portar-te per a la feinajoies modestes que coincideixen amb el vestit, així com altres detalls del vestit.

Política de privadesa

Has de poder guardar els secrets de l'empresa, qualsevol transacció, sense ampliar aquest tema ni amb els companys ni amb els teus éssers estimats. No llegiu cartes destinades a altres persones, transmeteu tots els missatges personalment, sense intermediaris i persones no autoritzades. Si necessiteu enviar un fax, truqueu amb antelació al destinatari perquè estigui a prop i pugui rebre personalment el document o la carta. No barregis la teva vida personal amb la laboral, no parlis dels problemes de la vida, no busquis consol ni demanis ajuda als companys. A l'oficina, és important mantenir la compostura i el bon humor, independentment del mal humor. Aquestes normes d'etiqueta empresarial per a un funcionari del govern i un treballador d'oficina s'han de seguir estrictament.

Tu i el teu cap

Les regles d'etiqueta empresarial per als subordinats impliquen una apel·lació remota i poc familiar a un gestor. Fins i tot si el cap (cap) és una noia o un jove només una mica més gran que tu, val la pena dir "tu". Si ets a l'oficina del gerent, i entra un soci comercial o un altre cap, tant si et quedes com si te'n vas, ell ha de decidir si et demana que marxi, no hi ha motius per sentir-te menyspreat. Si alguna vegada el teu cap t'insulta davant de desconeguts, no responguis de la mateixa manera. Si estàs molest, no s altis de l'oficina, intenta sortir amb calma i troba un lloc aïllat on et puguis calmar. NoComenteu què va passar amb els companys. Podeu resoldre les coses amb el gerent durant les hores fora de l'horari, escoltant amb calma els seus desitjos i expressant les vostres queixes. Com més alt sigui el cap, més difícil serà el vostre paper i, en algunes situacions, és important recordar les regles de l'etiqueta empresarial. Si cal acompanyar una persona especialment respectada pel passadís d'una institució, cal obrir les portes per deixar passar el convidat important i, a continuació, moure's al seu costat, amb només un quart de pas. Si el passadís es bifurca, caldrà indicar la direcció amb un gest elegant. Si el passadís fa serpenteig, pots dir "Deixa'm que t'acompanyi" i després avançar amb valentia.

Unes paraules sobre els mals costums

Hi ha normes i regles d'etiqueta empresarial que són inequívoques per a tots els empleats: no llegiu les cartes dels altres, parleu amb moderació i educació, sigueu amable amb els companys i manteniu la distància amb els superiors. Però de vegades, a la feina, es fa una excepció a aquestes regles, per exemple, quan necessiteu trobar un document a l'escriptori d'un altre empleat que no hi és. El comportament general al servei i al despatx ha de ser digne, amb maneres impecables. Necessiteu controlar constantment el vostre comportament, com camineu, us comuniqueu, us asseueu. Recordeu que és indecent tocar el nas, les orelles, el cabell o altres parts del cos en públic.

El que no s'ha de fer mai al lloc de treball:

• Mastegar, agafar-se les dents.
• Rossegar bolígrafs, llapis, papers o ungles.
• Maquillatge correcte, manicura, pintar els llavis al lloc de treball: aquestes són les regles bàsiquesetiqueta comercial per a una secretària.
• Badall sense tapar-se la boca.
• Posa els peus a la taula, creua les cames

Requerit diari:

• Mantingueu la roba, els cabells i el cos nets, feu servir desodorant, però no perfums.
• Porteu un mocador net.
• Cuida la teva salut dental.

Aquestes normes i desitjos són normes d'etiqueta indispensables, et permeten convertir-te no només en un bon i valuós empleat, sinó també en una persona agradable amb qui vulguis tractar. L'aparença és la millor manera de demostrar respecte per les altres persones.

Normes de bones maneres en el tracte amb els companys

Quan comences a treballar per primera vegada a l'oficina i coneixes els teus companys, comenceu a construir relacions que determinaran el clima de l'equip i els resultats del treball comú. Com comportar-se per guanyar-los? Sigues amable amb tothom, però no intentis apropar-te a una sola persona de seguida, dona't temps per conèixer millor la gent. No dubteu a preguntar als empleats sobre la feina, però al principi no tingueu converses personals amb ells. No et preocupis si no has aconseguit unir-te a l'equip des del primer dia, no hi ha res de dolent. Agraïu sempre als companys la seva ajuda i recordeu no anar més enllà de les regles de l'etiqueta de comunicació empresarial.

Per exemple:

• no molesteu els vostres companys amb les vostres converses i no interferiu en les converses d' altres persones;
• no xafardeis i no escoltis xafarderies, no escoltis els altrestrucades telefòniques;
• no comenteu problemes de salut i de funció corporal amb els companys;
• no intenteu expressar ni imposar la vostra opinió personal en cap ocasió;
• no renyis a ningú en presència de desconeguts, encara que tinguis raó tres vegades, de sobte has perdut la calma; demana disculpes immediatament;
• no pretenguis estar més ocupat que els altres, de vegades pots demanar educadament als teus companys que no facin soroll, però fes-ho educadament i sense trucar;
• no siguis egoista, en el teu zel oficial, intenta no fer mal als teus col·legues per tal d'aconseguir algun avantatge o el favor dels teus superiors.

I la regla principal de l'etiqueta empresarial, tant per a un treballador d'oficina com per a un empleat del govern, és: Has de ser educat, amb tacte, cortès i tolerant en el tracte amb els companys i la direcció, sense parlar mai de les teves emocions.”

Etiqueta telefònica per a la secretària

Les primeres impressions d'una empresa es fan sovint per telèfon i és difícil desfer-se d'una mala primera impressió. Molt sovint, quan truqueu a una empresa per negocis, podeu trobar una resposta que no té res a veure amb l'etiqueta empresarial o amb unes simples regles de cortesia. Alguns empleats responen al telèfon de l'oficina com si li fessin un favor, d' altres no consideren necessari anomenar l'empresa o el departament. I tothom sap com d'agradable és parlar per telèfon després d'això amb persones educades que responen ràpidament, afablement i expressen la seva voluntat d'ajudar.

Les trucades telefòniques solen ser contestades pel secretari, però no només ell, sinó tots els empleats han de conèixer les normes bàsiques de l'etiqueta de comunicació empresarial, que és important seguir quan es comuniquen per telèfon.

• No feu que la gent esperi una resposta, agafa el telèfon de seguida i respon. Si no pots parlar, demana que et torni a trucar, no facis esperar a la persona que truca. I connectar música a la línia per omplir un buit es considera una mala educació.
• Immediatament després d'agafar el telèfon, saludeu-vos, poseu un nom a la vostra empresa i presenteu-vos. Si treballeu en una institució gran, heu de posar un nom a un departament específic per ajudar a la persona que truca a trobar el seu camí.
• Quan se li demani el telèfon per algú més, accepta un missatge per a ella o ofereix-te a tornar la trucada més tard.
• Durant una conversa, mantén el control i comporta't correctament fins i tot amb els clients més lents. Si la persona està nerviosa, ajudeu-la a calmar-se, però en resposta a l'insult, només heu de penjar.
• Mira el teu discurs i tria les teves paraules, recorda que l'argot en comunicació empresarial és completament inadequat. Mai digueu "sí" o "d'acord", només "sí", "d'acord" o "per descomptat".
• Agafeu el telèfon a les mans, no entre l'espatlla i la barbeta, parleu clarament i directament al micròfon, no passat. I mai parleu amb la boca plena.
• Quan truquis, saluda i identifica immediatament a tu mateix i a l'empresa que representes. Sigues educat, breu i directe.

Etiqueta empresarial en el tracte amb els visitants

Empleats de l'Administració i treballadors d'oficinaels empleats sovint reben clients a la seva oficina. Les bones maneres són molt importants aquí, a la gent li agrada tractar amb algú que els mostra respecte. Les normes d'etiqueta per a la comunicació i el comportament empresarial s'han de respectar en tot: tant en trobar-se amb el visitant a la porta, ajudar-lo a desvestir-se, com en no fer-lo esperar. Si encara heu d'esperar, assegureu-vos de demanar disculpes, encara que la culpa d'aquest retard no sigui vostra, ofereix-li te o cafè. Saludeu la gent amb un somriure amable, intenteu establir contactes informals, però mai xafardegeu de res. En la conversa, manté la distància, però sigues correcte, educat i pacient. Acompanyeu els visitants a la porta de l'oficina com si fossin els vostres convidats.

Bon to a les cartes comercials

Les normes de l'etiqueta de la correspondència empresarial afecten tant l'aparença com el contingut, el contingut de la carta en si. Abans d'escriure, heu d'elaborar un pla que us ajudarà a indicar de manera concisa i clara l'essència de la qüestió. Al mateix temps, és important tenir en compte diverses regles obligatòries per dur a terme la correspondència comercial.

1. La lletra s'ha d'escriure correctament pel que fa a l'estil, l'ortografia i la puntuació.
2. Els missatges oficials solen imprimir-se, això és un signe de respecte pel destinatari.
3. Segons les regles de les bones maneres, cap de les cartes, a excepció de l'agraïment, no ha de quedar sense resposta.
4. La carta ha d'estar ben formatada, és habitual escriure cartes comercials només en paper blanc A-4.
5. Sempre dateu les vostres cartes a la part inferior esquerra i deixeu una signatura personal, cognom iinicials.
6. Quan s'adreça, s'acostuma a fer servir la paraula "estimat(s)" i quan s'utilitza el pronom personal "Vostè", escriu-lo amb majúscula.

En conclusió

La perfecció s'aconsegueix mitjançant la diligència i la repetició. Esforçar-se per l'excel·lència en tot, proclamar les regles de l'etiqueta empresarial: a la manera de mantenir, a la manera de parlar i moure's, però no us atureu només a la manifestació externa de les bones maneres, corregiu les deficiències del vostre propi caràcter, estigueu atent. als companys, apreneu la resistència i la paciència, tracteu-vos i tracteu els altres amb el mateix respecte. Si treballeu amb diligència, aviat notareu resultats que transformaran la vostra vida.