La paraula protocol està en boca de tothom. Els treballadors d'oficina l'escolten regularment durant les reunions, els policies l'utilitzen en les seves activitats professionals i els caps d'estat i diplomàtics es veuen obligats a complir les normes dictades per ell. Què és un protocol? Ho descobrirem a continuació.
Significat del protocol
Com molts altres termes, aquesta paraula té diversos significats. Tot depèn de l'àmbit d'activitat en què s'apliqui el concepte desitjat. Vegem, doncs, les situacions més habituals en què s'acostuma a parlar del protocol.
Pel que fa a l'entorn empresarial, el protocol és un document que descriu l'esdeveniment que té lloc (reunió, reunió, junta directiva, etc.).
Ja hem comentat més amunt sobre la policia, que també sovint elabora un document similar. En aquest cas, s'implica la constatació del fet d'un delicte o delicte.
En el format internacional, el protocol és un conjunt de normes que s'han de seguir durant les reunions oficials entre funcionaris del govern, així com personalitats diplomàtiques. Per exemple, hi ha un protocol de reunions de capsestats o fent una visita al president.
No obstant això, en aquest article ens centrarem en el concepte de protocols empresarials.
minuts de la reunió
Les reunions d'empresa són una part integral de tots els processos en un entorn empresarial. Poden tenir lloc de manera oficial, tenint en compte l'hora fixada i només a l'oficina. Les dates comercials informals també són molt populars. En el segon cas, podeu prescindir de la confirmació del protocol de la conversa. Si la reunió és oficial, s'ha de fer per escrit d'acord amb totes les normes.
Les actes són conservades pel secretari o una altra persona amb aquesta autoritat. Per tal d'estar al dia amb el flux de la conversa, intenteu esbrinar una llista aproximada de temes que es tractaran a la reunió. També seria útil tenir una gravadora de veu per no perdre'n els detalls, perquè el protocol és una descripció molt detallada d'un esdeveniment empresarial.
S'han d'anotar els noms dels presents i dels absents. Per tu mateix, pots prendre notes sobre la ubicació de tothom que va venir a la reunió per indicar l'autoria de determinades paraules sense errors.
A l'inici de cada reunió, es determina l'ordre en què es consideraran les preguntes, assegureu-vos d'anotar-les textualment.
Si hi va haver una votació a la reunió, indiqueu-ne els resultats (quantes persones van votar "a favor" i quantes van votar "en contra"). En el cas que hi hagi un nombre reduït dels assistents a la reunió, també teniu l'oportunitat de marcar els noms i cognoms de tots els que han votat.
No demoreuarxivant el protocol al segon pla, perquè durant aquest temps podeu oblidar els detalls de la reunió.
Minutes de negociacions
Les negociacions es diferencien d'una reunió de negocis habitual perquè solen discutir un o un parell de qüestions que tenen un paper important per a ambdues parts. En aquest cas, el protocol és una oportunitat per gravar tots els matisos de la conversa i els requisits de les parts. El problema que s'està considerant no sempre es resol immediatament després de les primeres negociacions, de manera que els directors o altres empleats necessiten temps i informació completa sobre la reunió.
El protocol de negociacions s'elabora seguint el mateix principi que qualsevol document comercial.
Cal indicar la data de l'esdeveniment descrit, el número del document i la versió completa del títol. Tot seguit hi ha una introducció, que indica necessàriament la llista dels presents i els principals temes a debat.
A la part principal, la informació normalment es divideix en tres parts: “Escoltat”, “Parlat”, “Decidit”. A la versió completa del protocol, les paraules de tots els parlants es citen textualment. En alguns casos, també s'emet un extracte del protocol que duplica una part determinada del mateix.
