La gestió de documents és un enllaç important en el treball d'oficina

2024 Autora: Henry Conors | [email protected]. Última modificació: 2024-02-12 04:56

El flux de treball s'entén com les regles per les quals es promouen les solucions signades dins d'una empresa o institució des del moment en què es reben fins a l'emmagatzematge d'arxius. La base d'aquest concepte és la recepció d'un document, la seva consideració, la transferència als òrgans executius, les mesures organitzatives d'execució, certificació, execució, emmagatzematge.

Aquest és un procés que té en compte les instàncies del moviment del document juntament amb la velocitat del seu moviment a través d'aquestes instàncies. El flux de documents és un procés que s'ha de correlacionar amb les activitats d'informació de l'aparell administratiu, amb la documentació de cada decisió individual, l'emmagatzematge dels documents recentment rebuts.

Un gran nombre de deficiències en l'activitat de molts aparells administratius està relacionada precisament amb la mala organització del moviment de documents. Per exemple, el procés de circulació d'un document de decisió de gestió hauria d'incloure tres components obligatoris:

• informació de suport per a la decisió que s'està prenent (això inclou informació fiable,confirmant l'exactitud de la decisió);
• documentant la pròpia decisió (document regulador);
• control de la implementació (que inclou l'organització del treball proposat, els mètodes de realització de la tasca, el compliment de les condicions i els terminis).

Com es pot veure a l'exemple anterior, el flux de treball és la recollida d'informació sobre la base de la qual s'emetrà una decisió administrativa; preparació de la decisió pròpiament dita, inclosa l'edició, coordinació, redacció fins a l'aprovació. Totes les etapes anteriors requereixen el moviment del document no només entre les divisions estructurals de l'empresa, sinó també entre els intèrprets, des de tècnics, especialistes fins a directius. La conclusió d'aquest exemple és la següent: com més gran sigui la velocitat de moviment del document, més gran serà la qualitat de la seva execució en cada etapa específica, millor serà el procés de gestió de l'empresa en el seu conjunt.

El terme en si va aparèixer a la literatura ja als anys 20. Aleshores es va creure que el flux de treball és l'organització del treball dirigit a la construcció racional de l'aparell estatal en el seu conjunt, la distribució de responsabilitats entre diversos intèrprets i serveis. L'any 1931, l'Institut de Tecnologia de Gestió va fer el primer intent de regular els principis uniformes de l'organització del treball d'oficina. Es van establir les normes segons les quals s'hauria de dur a terme l'acceptació i lliurament de documents, les normes d'execució i la regulació de la signatura. Les següents etapes de desenvolupament econòmic van rebre la regulació legislativa d'un concepte comel treball d'oficina, on el principal èmfasi es posava en les operacions tècniques individuals. El programa de gestió documental no s'esmenta en aquests actes legislatius, tot i que de fet tot es va reduir a l'organització del moviment de documents. A partir de l'any 1974 es va signar el document principal que regula tot el procés de gestió documental, que encara està vigent.

Aquesta llei s'anomena "Sistema de gestió de registres unificat de l'estat" (USSD), els paràgrafs del qual estan dedicats a l'organització del moviment de documents, mètodes tecnològics del seu processament i normes d'aplicació. Aquest recull formula la regla bàsica: "El flux de documents és el moviment operatiu d'un document pel camí més curt, incloent el temps mínim i els costos laborals". Només aplicant a la pràctica la norma aprovada, es pot comptar amb la millora de la vida de la població del país, el creixement de l'economia de l'estat.

Per assolir aquests objectius, calen líders intel·ligents, disciplinats i responsables, per als quals la introducció d'un flux de treball basat en l'USSD serà una qüestió d'honor i consciència.