Acta de la reunió: estructura i contingut

2024 Autora: Henry Conors | [email protected]. Última modificació: 2024-02-12 04:56

L'acta de la reunió és un document que reflecteix totes les decisions importants d'aquest esdeveniment. La seva incorrecta redacció, tant en el sentit com en l'execució, pot provocar que sigui impugnada pels participants a la reunió. A més, hi ha un perill potencial de prendre decisions de gestió incorrectes si l'acta de la reunió de producció conté informació distorsionada. Un conjunt de recomanacions senzilles us ajudaran a organitzar-lo correctament.

El text d'aquest document normalment conté dues parts: introductòria i principal. L'acta de la reunió (la seva primera meitat) inclou una descripció dels principals paràmetres de l'acte: càrrecs, nom complet. vocals, president i secretari. Quan un dels assistents té una condició especial (convidat, expert, observador, etc.), també s'indica en el document. Si a la reunió hi van assistir moltes persones, l'acta de la reunió pot contenir dades sobre ellesun full a part, que és un apèndix inseparable del document. La secció introductòria acaba amb l'ordre del dia, que conté una llista de temes a tractar. És desitjable ordenar-los per ordre d'importància, però hi pot haver altres factors que afectin el lloc a la llista de preguntes. Per exemple, l'estructura de l'agenda pot dependre de la relació lògica de part dels seus temes o de l'ocupació de les persones que participen en l'esdeveniment. El document en si s'elabora sobre la capçalera de l'organització (la seva divisió), s'ha d'indicar quan va tenir lloc la reunió.

L'acta de la reunió a la part principal ha de coincidir amb la part introductòria. En particular, els seus punts han d'anar en el mateix ordre que a l'ordre del dia. L'algorisme per construir un text que enregistra la informació de cada punt de l'ordre del dia és el següent: "escoltat", "parlant", "decidit". La regla principal a l'hora d'escriure aquesta part del protocol és que no s'ha de convertir en una mena de transcripció.

En particular, el subparàgraf "escoltat" descriu qui va ser el ponent principal sobre el tema, què va proposar al final de la seva intervenció. Segons els ponents, també s'indica qui va dir el que va proposar. La decisió fixa la posició final de la majoria dels participants a la reunió. Si s'aprova per votació, s'indica quantes persones hi estaven a favor, quantes en contra, així com el nombre d'abstencions. Segons la importància dels temes tractats, es pot indicar el nom complet. persones que han pres un càrrec o un altre.

L'acta de la reunió l'aixeca el secretari, el mateix document és signat pel marmessor i el president de la reunió. La font d'informació per a la seva compilació són esborranys manuscrits, enregistraments fets amb una gravadora de veu, transcripcions. Si la resolució de les qüestions detectades durant la reunió requereix l'autoritat d'un funcionari superior que no ha participat en la reunió, es pot aportar addicionalment l'aprovació de les decisions d'aquest responsable. Un protocol signat i registrat es pot enviar com a document únic o com a extractes als funcionaris que només estan coberts per una part de les preguntes.